Wenn du deinen Outlook-Kalender in SUMMARIES - MEETINGS verknüpfst, werden alle deine in Outlook hinterlegten Meetings in einem ausgewählten Zeitraum (live) transkribiert und zusammengefasst. Du musst also nicht zwingend für jedes Meeting manuell einen Bot einladen, sondern kannst das ganz einfach automatisch für alle deine Meetings einstellen.
Gehe dafür in SUMMARIES über MEETINGS auf "Online-Meetings". Hier musst du in der Mitte deinen "Microsoft Account verbinden".
Nachdem du dich bei deinem Microsoft-Account angemeldet hast, musst du nun den "Outlook Kalender verbinden".
Hier musst du aus einem deiner in Outlook gespeicherten Kalender auswählen. Außerdem wählst du den Planungszeitraum aus, in dem die Meetings aus deinem Kalender verbunden werden sollen. Zuletzt klickst du auf "Auswählen".
Oben erscheint jetzt grün hinterlegt "Outlook verbunden" und daneben die Anzahl der geplanten Termine. Wenn du darauf klickst, kannst du dir alle Termine anzeigen lassen, den Kalender wechseln und den Kalender oder Microsoft Account trennen.
Weiter unten siehst du nun eine Auflistung der Meetings, die du gerade aus deinem Kalender verknüpft hast. Ganz oben kannst du für alle Meetings einstellen, ob bei Beitritt des Meeting-Bots eine Nachricht in den Chat gesendet werden soll und wie diese lautet. Über den Link in der Nachricht können die Teilnehmer der Live-Transkription folgen. Links siehst du jeweils den Namen des Meetings. In der Mitte die geplante Meetingzeit. Rechts daneben kannst du mit dem grünen Button einstellen, ob der Bot dem Meeting joinen soll oder nicht. Mit Klick auf das Zahnradsymbol öffnest du die Termineinstellungen.
Hier kannst du einstellen, wie viele Minuten vor Start der Bot dem Meeting beitreten soll, ob eine Nachricht in den Chat bei Eintritt gesendet werden soll und wie der Text dieser Nachricht lauten sollte.
Sobald der Summary-Bot einem Meeting beitritt, siehst du in deiner Übersicht, dass die "Transkription läuft". Wenn du rechts auf "Stop" klickst, wird die Transkription gestoppt und der Bot geht aus dem Meeting. Alternativ kannst du ihn auch im Teams-Meeting entfernen.
Wenn das Meeting vorbei ist oder die Transkription gestoppt wurde, kannst du das Meeting zusammenfassen.
Ab hier funktioniert der Prozess wie der herkömmliche Zusammenfassungsprozess ab Schritt 2. Also Transkript kontrollieren und anschließend auf "Zusammenfassen" klicken.